Jeder Bewohner im LanzCarré erhält am Wochenbeginn den Speiseplan für die übernächste Woche mit seinem Namen zum Ankreuzen seiner Menüwahl. Die Speisepläne werden als wohnbereich-sortierter Stapeldruck einschließlich der angeforderten DIN A3 Ausdrucke für den Aushang erzeugt. Die am Ausgabetag aktuelle Bewohnerliste für den Stapeldruck und die Tablets wird aus dem Bewohnerstand des DAN-Tulipan®- Stammdatenbestands gezogen. Im Laufe der Woche tragen die Servicekräfte auf dem Wohnbereich-Tablet die Essenwünsche der Bewohner ein.
Die Tabletdaten werden in das Folgeprogramm zur Essenbestellung für die Küche übernommen und anschließend dorthin übermittelt. „Das minimiert die Fehlerquote“, hat Heimleiter Ralf Riegler beobachtet. „Früher musste Serviceleiterin Carmen Schruft immer die gesammelten Bestellungen händig am PC eingeben. Die von jedermann nachvollziehbare Gefahr, bei der Übertragung von bis zu 138 Einträgen von einer Papierliste in eine Excelliste auf dem PC in der Zeile zu verrutschen, ist nun gebannt und der Vorgang ist überaus zeitsparend. Das gilt vor allem auch für die Möglichkeit des tagesaktuellen Abgleichs der Bewohnerliste mit den Stammdaten aus DAN-Tulipan®.“
Die bereits an die Küche übermittelten Essensbestellungen können bei jedem Bewohnerbestandswechsel tagesaktuell geändert werden, wobei ausgeschiedene Bewohner gelöscht werden und für neue Bewohner automatisch ein Speiseplan zur Abfrage ausgedruckt wird. Sobald die neuen Essensabfragen nachgetragen worden sind – und Frau Schruft mit ihrem Team hat allen Ehrgeiz, dass dieses zeitnah geschieht –, hat die Küche sehr bald die geänderten Essensbestellungen für das tägliche Produktionsvolumen und die Schöpfpläne für jeden Wohnbereich.
„Für die Küche ist das eine echte Arbeitserleichterung, bereits ein selbstverständliches Arbeitshilfsmittel und es gibt Murren, falls es mal klemmt“, so Riegler. Und das Softwarekonvolut des LanzCarré – Ausdruck der Speisepläne, Erfassung der Bestellung und Erstellen des täglichen Produktionsplans mit den Essenausgabelisten – kann noch mehr. Hier werden noch viele weitere Daten hinterlegt, die das ganze Prozedere der Essensbereitstellung erleichtern. Wo isst der Bewohner am liebsten, im Zimmer oder in einem Speisesaal eines anderen Wohnbereichs? Benötigt er passierte Kost? Gibt es Vorlieben/Abneigungen, Wunsch nach Sonderkost oder Allergien? All das ist schon bei den Bewohnerdaten berücksichtigt.
Sogar die Geburtstagsessen – ein liebevolles Angebot unseres Küchenchefs Karl-Heinz Hirt und seines Teams – sind hinterlegt. Dafür kann der Bewohner aus der Liste besonderer Geburtstagsleckereien das Lieblingsmenü für seinen Ehrentag zusammenstellen und das Geburtstagmenü wird mit dem Schöpfplan ausgedruckt.
Von den Daten zieht die Verwaltung des Weiteren die Neueinzüge und Geburtstagslisten der Bewohner und stellt sie dem Heimbeirat zur Verfügung, der so seine Besuchsrunde im Haus planen kann. Zu guter Letzt profitieren Pflege und Verwaltung von diesem System: „Die komplette Verwaltung des Inkontinenz-Materials läuft nun digitalisiert. So sehen wir auf einen Blick und stets aktuell, wann etwas nachbestellt werden muss, welche Rezepte noch fehlen, welcher Arzt, Angehörige, Betreuer zuständig ist und ähnliches.“
Gibt es etwas, das das neue System noch nicht kann? Ralf Riegler schmunzelt: „Der nächste Schritt ist nun die Nutzung des WLANS für das Einbinden der Tablets und eine Cloudlösung mit Zugriff aller Nutzer, auch der zusätzlichen Kunden der LanzCarré- Küche. Noch geht es nicht ohne händisches Copy/Paste zur Übertragung von Dateien zwischen Ordnern oder aus E-Mails.“
Der Digitalisierungsprozess ist das Ergebnis der Zusammenarbeit und Geduld aller betroffenen Abteilungsleitungen bei der Erstellung des Pflichtenhefts und Erprobung. Zwar ist das Ziel der durchgängigen Digitalisierung nicht vollständig erreichbar – die Beschränkungen der avendi-IT hemmt da –, das bisher Erreichte minimiert aber die Fehler und den Zeitaufwand beim Erstellen und Ausfüllen von Listen bereits spürbar.
