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Gute Urlaubsplanung erspart Ferienstress

 –  Mannheim, Pflege & Wohnen SANDHOFER STICH, Aktuelles

Die Urlaubszeit ist die schönste Zeit im Jahr? Ja, klar! Sie ist aber auch mit einem großen Planungsaufwand verbunden: Wie kann der Arbeitgeber die Wünsche der Mitarbeiter erfüllen und gleichzeitig eine zuverlässige Dienstabdeckung gewährleisten? Wie

können die Urlaubszeiten fair verteilt werden? Und wie hält man bei all dem die Balance, um Konflikte bestenfalls gar nicht erst aufkommen zu lassen?

Jahr für Jahr stehen die Leitungskräfte der Einrichtungen wieder vor der Mammutaufgabe Urlaubsplanung. Als Dienstleister in der Gesundheitsbranche, der Bewohner und Kunden 365 Tage im Jahr versorgen muss, ist ein ausgeklügeltes System nötig. Um Ideen und Best-Practice-Beispiele zu sammeln, waren alle aufgerufen, ihre Modelle zu Papier zu bringen. Im Wettbewerb wurde das beste Konzept ermittelt. Nach Sichtung aller eingereichten Unterlagen durch die Jury steht der Gewinner fest: Das Team des SANDHOFER STICH hat das beste Konzept eingereicht. Der Lohn: 1500 Euro für ein Teamevent.

Wie ist es möglich, Vorgaben und objektive Notwendigkeiten mit den Wünschen und Bedürfnissen der Mitarbeiter in Einklang zu bringen? Für das Gewinner- Team liegt das auf der Hand: „Eine gute Urlaubsplanung muss die Grätsche zwischen den Bedürfnissen der Mitarbeiter und den Belangen des Hauses schaffen und dabei gleichzeitig so durchdacht vorgenommen werden, dass zu erwartende Ausfallquoten von vornherein miteinbezogen werden.“

Wichtig ist eingangs die Erhebung der Personalzahlen in allen Bereichen sowie der Gesamtzahl an Urlaubstagen, die verplant werden müssen. Als Grundlage wird hausintern festgelegt, wie viele Mitarbeiter jeder Abteilung gleichzeitig in Urlaub gehen können und wie viel Urlaub maximal am Stück genommen werden kann. Mit diesen Grundlagen werden die Urlaubswünsche abgefragt und in einen Vorab-Jahresplan eingetragen. Schon jetzt werden Spitzen, Überschneidungen und mögliche Engpässe deutlich.

So gerüstet gehen die Teams in die Urlaubsjahresplanung. Jeder Fachbereich und jeder Wohnbereich hält seine eigene Urlaubsbesprechung ab. Die Termine werden so gewählt, dass sowohl die Leitungskräfte der Abteilung als auch alle Mitarbeiter an der Besprechung teilnehmen können. Die Teilnahme ist verbindlich. Im SANDHOFER STICH hat sich gezeigt, dass eine gesonderte Urlaubsbesprechung der Pflegefachkräfte die Urlaubsplanung weiter optimiert.

Unter der Leitung der PDL können sich die Fachkräfte auf allen Wohnbereichen so abstimmen, dass eine optimale Versorgung der Bewohner auf Grundlage rechtlicher Vorgaben gewährleistet ist. Kommt es zu Uneinigkeiten zwischen Mitarbeitern, geht die PDL ins Einzelgespräch. Ist auch hier keine Lösung in Sicht, trifft die PDL bzw. der Abteilungsleiter die Entscheidung im Sinne der Einrichtung.

Im SANDHOFER STICH kam das Leitungsteam zu dem Schluss, dass eine gute Urlaubsplanung immer eine Herausforderung ist. „Um dies zu erleichtern, sind gewisse Richtlinien und eine Moderation der Urlaubsbesprechungen für ein umsetzbares Ergebnis unerlässlich. Gerade die Moderation der Besprechungen durch eine Leitungskraft hat sich als einer der wichtigsten Faktoren der Urlaubsplanung herauskristallisiert.“